Beschleunigtes Fachkräfteverfahren (§ 81a): Was Arbeitgeber tun

Was das Verfahren ist – und was nicht

Das beschleunigte Fachkräfteverfahren ist kein eigenes Visum und keine Abkürzung an den Voraussetzungen vorbei. Es ist ein Verfahrensmodus, den das Fachkräfteeinwanderungsgesetz 2020 eingeführt hat: Statt dass die Fachkraft im Ausland nacheinander Anerkennung, Zustimmung und Visum selbst betreibt, führt die Ausländerbehörde am Sitz des Betriebs die Fäden zusammen. Sie leitet das Anerkennungsverfahren ein, holt die Zustimmung der Bundesagentur für Arbeit ein und erteilt am Ende eine Vorabzustimmung, mit der die Fachkraft bei der Auslandsvertretung einen Termin bekommt.

Die Ausländerbehörde wird dadurch zur Schnittstelle. Sie prüft aber nichts weniger streng. Jede Voraussetzung – anerkannte oder vergleichbare Qualifikation, vergleichbare Arbeitsbedingungen, gültiger Pass, gesicherter Lebensunterhalt – bleibt bestehen, und jede Entscheidung bleibt bei der Stelle, die sie auch im regulären Verfahren träfe.

Für wen es gilt

Das Verfahren steht Arbeitgebern offen, die eine namentlich bekannte Fachkraft aus einem Drittstaat mit einem konkreten Arbeits- oder Ausbildungsangebot einstellen wollen; auch Anerkennungsmaßnahmen können darüber laufen. Eine pauschale Besetzung offener Stellen ohne konkrete Person ist nicht möglich. Die genaue Personengruppe steht in § 81a AufenthG; ob eine bestimmte Person darunterfällt, klärt die Ausländerbehörde im Einzelfall.

Die sechs Schritte aus Arbeitgebersicht

1. Erstberatung. Vor der Vereinbarung lohnt ein Gespräch mit der zuständigen Ausländerbehörde: Ist das Verfahren für diesen Fall möglich und sinnvoll, welcher Referenzberuf passt, welche Unterlagen fehlen. In unseren Verfahren führen wir diese Vorabklärung anonymisiert, bevor ein Arbeitgeber überhaupt Zeit investiert.

2. Vereinbarung und Gebühr. Arbeitgeber und Ausländerbehörde schließen eine Vereinbarung über die Durchführung. Dabei wird eine Bearbeitungsgebühr von 411 Euro erhoben (Stand 09/2026, Make it in Germany). Sie wird als Verwaltungsgebühr nicht erstattet, wenn das Verfahren später endet. Beizufügen sind unter anderem die Vollmacht der Fachkraft, Passkopie, Qualifikationsnachweise, das Arbeitsplatzangebot und die Erklärung zum Beschäftigungsverhältnis.

3. Anerkennung oder Zeugnisbewertung. Die Ausländerbehörde leitet das Verfahren bei der zuständigen Stelle ein. Diese soll innerhalb von zwei Monaten nach Vorliegen der vollständigen Unterlagen entscheiden. Das Ergebnis bestimmt, ob das Verfahren fortgesetzt werden kann.

4. Zustimmung der Bundesagentur für Arbeit. Die Behörde holt die Zustimmung ein, sofern sie erforderlich ist. Die Arbeitsverwaltung prüft, ob die Arbeitsbedingungen den tariflichen oder ortsüblichen entsprechen. Antwortet sie nicht innerhalb einer Woche, gilt die Zustimmung als erteilt.

5. Vorabzustimmung. Sind alle Voraussetzungen erfüllt, erteilt die Ausländerbehörde die Vorabzustimmung zum Visum und übergibt sie dem Arbeitgeber zur Weiterleitung an die Fachkraft.

6. Visum. Die Fachkraft legt die Vorabzustimmung bei der deutschen Auslandsvertretung vor. Diese soll innerhalb von drei Wochen einen Termin vergeben und über den vollständigen Antrag in der Regel innerhalb von drei Wochen entscheiden. Ehepartner und minderjährige Kinder können in das Verfahren einbezogen werden.

Was die Fristen wirklich bedeuten

Alle genannten Fristen sind Soll-Fristen, und sie laufen jeweils erst ab Vollständigkeit der Unterlagen. Das ist der Punkt, an dem Verfahren gewonnen oder verloren werden: Eine fehlende beglaubigte Übersetzung, ein unpassender Referenzberuf oder ein Gehalt unterhalb der Vergleichbarkeitsgrenze der Bundesagentur kostet nicht Tage, sondern eine ganze Schleife. Wie lange es vom ersten Gespräch bis zum ersten Arbeitstag dauert, hängt deshalb weniger vom Gesetz als von der Vorbereitung ab – und von Faktoren, die niemand beeinflusst, etwa der Terminlage einzelner Auslandsvertretungen. Wir nennen deshalb keine Dauer als Zusage. Was wir zusagen können, ist ein Verfahren ohne eigene Liegezeiten und ein jederzeit sichtbarer Status.

Was der Arbeitgeber tut – und was workiOn übernimmt

Der Arbeitgeber ist und bleibt derjenige, der das Verfahren beantragt, die Vereinbarung unterzeichnet und die Fachkraft anstellt. workiOn arbeitet als beauftragter Dritter des Arbeitgebers: Wir stellen die Unterlagen zusammen, koordinieren Übersetzungen und Anerkennung, bereiten die Erklärung zum Beschäftigungsverhältnis vor, verfolgen Fristen und Termine und halten beide Seiten auf Stand. Was wir nicht tun: Wir beantragen kein Visum im eigenen Namen, wir versprechen keine Entscheidung, und Rechtsfragen klären die zuständigen Behörden oder ein Jurist. Das ist keine Bescheidenheit, sondern die Beschreibung der Zuständigkeiten.

Kosten, klar getrennt

Neben der Verfahrensgebühr fallen Gebühren für das Anerkennungsverfahren und das Visum an; ihre Höhe hängt vom Beruf und vom Land ab und ist auf den Seiten der zuständigen Stellen veröffentlicht. In der Zusammenarbeit mit workiOn trägt der Arbeitgeber diese externen Kosten; sie werden transparent und ohne Aufschlag weitergereicht. Die Fachkraft zahlt in keinem Fall – weder Gebühren noch Vermittlungskosten. Warum das so ist, steht in einem eigenen Beitrag.

Typische Stolpersteine

• Unvollständige oder unbeglaubigte Unterlagen. Die häufigste Ursache für verlorene Wochen.

• Falscher Referenzberuf. Die Anerkennungsstelle prüft gegen einen konkreten deutschen Beruf; wer den falschen wählt, prüft am Ziel vorbei.

• Arbeitsbedingungen. Vergütung und Arbeitszeit müssen dem entsprechen, was vergleichbaren inländischen Beschäftigten gezahlt wird; das prüft die Bundesagentur.

• Reglementierte Berufe. Hier braucht es zusätzlich die Berufsausübungserlaubnis; Küche und viele technische Berufe sind nicht reglementiert, Pflege und Gesundheitsberufe schon.

• Erwartungsmanagement. Wer der Fachkraft ein Datum nennt, das die Behörden nicht bestätigt haben, erzeugt genau die Enttäuschung, die später zur Kündigung führt.

Einordnung

Dieser Beitrag beschreibt das Verfahren aus der Praxis eines Vermittlers. Verbindlich entscheiden die zuständigen Behörden; maßgeblich sind die genannten Quellen mit Stand-Datum.