Datenschutzerklärung
Privacy Policy
Stand / Last updated: 14. Mai 2026
Website: workion.eu einschließlich Arbeitgeberbereich, Kandidatenbereich, Kontaktseiten, Guides und verlinkter Unterseiten innerhalb derselben Domain.
A. Deutsche Fassung
1. Verantwortlicher
Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung, kurz DSGVO, ist:
workiOn UG (haftungsbeschränkt)
Wasserbilligerstraße 23A
54308 Langsur
Deutschland
Vertreten durch den Geschäftsführer: Ben Wassermann
E-Mail: info@workion.eu
Telefon: +49 172 3413070
2. Datenschutzkontakt und Datenschutzbeauftragter
Für Fragen zum Datenschutz, zur Ausübung Ihrer Rechte oder zum Widerruf einer Einwilligung können Sie uns jederzeit kontaktieren:
Wir haben derzeit keinen Datenschutzbeauftragten bestellt, da nach unserer aktuellen Einschätzung keine gesetzliche Pflicht zur Benennung besteht.
3. Geltungsbereich dieser Datenschutzerklärung
Diese Datenschutzerklärung gilt für die Website workion.eu und für die darüber angebahnten Prozesse von workiOn.
Die Website richtet sich insbesondere an:
Arbeitgeber, die internationale Kandidaten für konkrete Stellenbedarfe suchen.
Kandidaten, die ihr Profil für mögliche Beschäftigungsmöglichkeiten in Deutschland prüfen lassen möchten.
Diese Datenschutzerklärung gilt außerdem für Kontaktaufnahme, Profilprüfung, Kandidatenpool, Vermittlungskoordination, Kommunikation, Dokumentenprozesse, internationale Partnerkommunikation und Nachbetreuung, soweit diese Prozesse über die Website angebahnt werden oder mit der Nutzung der Website zusammenhängen.
Für externe Websites, insbesondere LinkedIn, gilt diese Datenschutzerklärung nicht. Wenn Sie externe Links anklicken, verarbeitet der jeweilige Anbieter Ihre Daten in eigener Verantwortung.
4. Kurzüberblick
Wir verarbeiten personenbezogene Daten insbesondere, um:
die Website bereitzustellen;
Anfragen von Arbeitgebern zu beantworten;
Kandidatenprofile zu prüfen;
passende Arbeitgeber- und Kandidatenprozesse vorzubereiten;
Interviews, Dokumente, Übersetzungen, Sprach-, Behörden-, Visa-, Anreise-, Onboarding- und Nachbetreuungsprozesse organisatorisch zu koordinieren;
E-Mail-, Telefon-, WhatsApp-, LinkedIn- und Videokommunikation zu führen;
unsere Leistungen zu dokumentieren;
gesetzliche Pflichten zu erfüllen;
unsere Rechte geltend zu machen oder zu verteidigen.
Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten.
5. Rechtsgrundlagen
Wir verarbeiten personenbezogene Daten je nach Vorgang auf folgenden Rechtsgrundlagen:
Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO: Verarbeitung zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen oder eines Vertrags, insbesondere bei Arbeitgeberanfragen, Kandidatenprofilprüfung, Vermittlungsanbahnung und Prozesskoordination.
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen, insbesondere sichere Websitebereitstellung, Bearbeitung geschäftlicher Anfragen, interne Dokumentation, Kommunikation, Kandidatenansprache, Betrugs-/Missbrauchsprävention und Rechtsverteidigung.
Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO: Verarbeitung auf Grundlage einer Einwilligung, insbesondere für einen Kandidatenpool oder bestimmte freiwillige Zusatzverarbeitungen.
Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO: Verarbeitung zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten, insbesondere handels-, steuer-, gesellschafts- oder aufsichtsrechtlicher Pflichten.
Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO oder andere einschlägige Rechtsgrundlagen: Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten, etwa Gesundheitsdaten, soweit dies im Einzelfall erforderlich und zulässig ist.
Art. 10 DSGVO in Verbindung mit einschlägigem Recht: Verarbeitung von Daten zu strafrechtlichen Verurteilungen oder Straftaten, etwa Führungszeugnissen, nur soweit dies für eine konkrete Rolle oder ein konkretes Verfahren rechtlich zulässig und erforderlich ist.
6. Bereitstellung der Website über Framer
Unsere Website wurde mit Framer erstellt und wird über Framer bereitgestellt.
Anbieter ist:
Framer B.V.
Niederlande
Beim Aufruf unserer Website können technisch notwendige Daten verarbeitet werden, insbesondere:
IP-Adresse;
Datum und Uhrzeit des Zugriffs;
aufgerufene Seite oder Datei;
Referrer-URL;
Browsertyp und Browserversion;
Betriebssystem;
Gerätedaten;
technische Verbindungsdaten;
Log- und Sicherheitsdaten.
Zwecke der Verarbeitung sind:
technische Bereitstellung der Website;
Stabilität und Sicherheit;
Fehlererkennung;
Missbrauchs- und Angriffserkennung;
Performance und Auslieferung der Website.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der sicheren und stabilen Bereitstellung unserer Website.
Framer verarbeitet personenbezogene Daten, soweit einschlägig, als Auftragsverarbeiter oder Unterauftragsverarbeiter. Wir schließen hierfür die erforderlichen Datenschutzvereinbarungen, insbesondere ein Data Processing Addendum, ab oder stellen sicher, dass diese in die vertraglichen Bedingungen einbezogen sind.
7. Kontaktformulare über Framer Forms
Wir nutzen auf der Website Formulare, die über Framer Forms bereitgestellt werden.
Formulardaten werden an unser E-Mail-Postfach übermittelt und in Google Sheets gespeichert. Außerdem kann Framer die Formulardaten technisch verarbeiten, um die Formularfunktion bereitzustellen.
7.1 Arbeitgeberformular
Wenn Sie als Arbeitgeber unser Kontaktformular nutzen, verarbeiten wir insbesondere:
Name;
Unternehmen;
E-Mail-Adresse;
Telefonnummer, soweit angegeben;
Fachkräftebedarf;
Nachricht;
Zeitpunkt der Anfrage;
technische Übermittlungsdaten;
Bestätigung der Datenschutz-Checkbox.
Zwecke der Verarbeitung sind:
Bearbeitung Ihrer Anfrage;
Kontaktaufnahme;
Einordnung Ihres Personalbedarfs;
Vorbereitung eines Erstgesprächs;
Prüfung, ob ein internationaler Vermittlungsprozess realistisch ist;
Vorbereitung einer möglichen vertraglichen Zusammenarbeit.
Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Bearbeitung geschäftlicher Anfragen und der Anbahnung von B2B-Dienstleistungen.
7.2 Kandidatenformular
Wenn Sie als Kandidat unser Kandidatenformular nutzen, verarbeiten wir insbesondere:
Name;
E-Mail-Adresse;
Telefonnummer;
Wohnsitzland;
Beruf / Zielrolle;
Berufserfahrung;
Deutschlevel;
Zeitpunkt der Anfrage;
technische Übermittlungsdaten;
Bestätigung der Datenschutz- oder Einwilligungshinweise.
Zwecke der Verarbeitung sind:
Prüfung Ihres Profils;
Kontaktaufnahme;
Einschätzung, ob Ihr Profil zu aktuellen oder künftigen Deutschland-Prozessen passt;
Vorbereitung möglicher Arbeitgebergespräche;
Aufnahme in einen Kandidatenpool, soweit Sie dem zustimmen;
Kommunikation über realistische nächste Schritte.
Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO und, soweit Sie in die Speicherung für künftige Jobmöglichkeiten einwilligen, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
Die Übermittlung eines Profils garantiert keine Stelle, kein Visum, keine Anerkennung, keine Arbeitserlaubnis und keine Entscheidung durch deutsche Behörden.
8. Keine Upload-Funktion auf der Website
Derzeit bieten wir auf der Website keine Datei-Upload-Funktion für Lebensläufe, Passkopien, Zeugnisse oder sonstige Dokumente an.
Wenn Sie uns später Unterlagen per E-Mail, WhatsApp, LinkedIn, Google Meet, über Partner oder auf anderem Kommunikationsweg übermitteln, verarbeiten wir diese Unterlagen nach Maßgabe dieser Datenschutzerklärung.
Sensible Unterlagen, insbesondere Passkopien, Gesundheitsdaten, Führungszeugnisse oder Anerkennungsunterlagen, sollten nur nach vorheriger Abstimmung und möglichst über einen geeigneten sicheren Kanal übermittelt werden.
9. Google Workspace, E-Mail, Google Sheets und Google Meet
Wir nutzen Google Workspace für geschäftliche Kommunikation und Organisation.
Anbieter für Nutzer in Europa ist regelmäßig:
Google Ireland Limited
Gordon House, Barrow Street
Dublin 4
Irland
Wir nutzen Google Workspace insbesondere für:
E-Mail-Kommunikation;
Speicherung und strukturierte Ablage von Arbeitgeber- und Kandidatenanfragen;
Google Sheets zur Lead-, Kandidaten- und Prozessverwaltung;
Google Drive, soweit zur Ablage von Unterlagen genutzt;
Google Meet für Videogespräche, soweit genutzt;
interne Dokumentation und Nachverfolgung.
Je nach Dienst, Support, Infrastruktur oder Konfiguration kann eine Verarbeitung durch Google-Gesellschaften oder Unterauftragsverarbeiter außerhalb der EU/des EWR, insbesondere in den USA, nicht ausgeschlossen werden. Google stellt hierfür Datenschutzbedingungen, Auftragsverarbeitungsregelungen und Transfermechanismen bereit.
Rechtsgrundlagen sind je nach Vorgang Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO und gegebenenfalls Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
Zugriff auf Formularanfragen haben grundsätzlich nur die zuständigen Personen bei workiOn, insbesondere Ben Wassermann und Fariz Drekovic. In konkreten Prozessen können weitere berechtigte Koordinatoren oder Partner Zugriff erhalten, soweit dies für den jeweiligen Prozess erforderlich ist.
10. Framer Analytics
Wir nutzen Framer Analytics, um die Nutzung unserer Website in aggregierter Form zu verstehen.
Nach Angaben von Framer verwendet Framer Analytics keine Cookies und keine persistenten Identifier. Framer beschreibt die Analytics-Funktion als cookielos und privacy-first.
Framer Analytics kann insbesondere folgende aggregierte oder technische Informationen anzeigen:
Seitenaufrufe;
Besucherzahlen;
Einstiegs- und Ausstiegsseiten;
Referrer;
ungefähre Länder- oder Gerätedaten;
Browser- oder Gerätetypen;
UTM-Parameter, soweit genutzt.
Zwecke sind:
Verbesserung der Website;
Erkennen technischer Probleme;
Verständnis, welche Inhalte relevant sind;
Optimierung der Nutzerführung.
Soweit hierbei personenbezogene Daten verarbeitet werden, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Analyse und Verbesserung unserer Website.
11. Cookies und ähnliche Technologien
Nach aktuellem Stand setzen wir keine nicht notwendigen Tracking-Cookies und keine Marketing-Pixel ein.
Wir nutzen nach aktuellem Stand insbesondere nicht:
Google Analytics;
Google Tag Manager;
Meta Pixel;
LinkedIn Insight Tag;
Hotjar;
Microsoft Clarity;
HubSpot Tracking;
YouTube- oder Video-Embeds mit automatischer Drittanbieter-Datenübertragung.
Technisch notwendige Cookies oder ähnliche Technologien können eingesetzt werden, soweit sie für Bereitstellung, Sicherheit oder Funktion der Website erforderlich sind.
Da wir nach aktuellem Stand nur technisch notwendige Funktionen und Framer Analytics ohne Cookies und ohne persistente Identifier nutzen, setzen wir derzeit keinen Cookie-Banner ein.
Wenn künftig nicht notwendige Cookies, Tracking-Tools, Marketing-Pixel, eingebettete Drittinhalte oder vergleichbare Technologien eingesetzt werden, werden wir diese Datenschutzerklärung aktualisieren und, soweit erforderlich, vorab eine Einwilligung einholen.
12. Schriftarten
Unsere Website verwendet Schriftarten zur einheitlichen Darstellung der Inhalte.
Soweit Schriftarten lokal, über Framer oder über die technische Infrastruktur unserer Website bereitgestellt werden, erfolgt kein gesonderter Abruf personenbezogener Daten bei externen Schriftanbietern durch den Websitebesucher.
Sollten Schriftarten künftig direkt von externen Anbietern geladen werden, etwa von Google Fonts, kann es technisch erforderlich sein, dass Ihre IP-Adresse und weitere technische Daten an den jeweiligen Anbieter übermittelt werden. In diesem Fall würden wir diese Datenschutzerklärung entsprechend anpassen und die technische Einbindung prüfen.
13. Automatische Übersetzung / Translation Plugin
Die Website enthält deutschsprachige Arbeitgeberseiten und englischsprachige Kandidatenseiten. Wir können künftig eine automatische Übersetzungsfunktion oder ein Translation Plugin einsetzen, um Inhalte in weiteren Sprachen bereitzustellen.
Solange kein solches Plugin aktiv ist, findet insoweit keine Datenverarbeitung durch einen Übersetzungsanbieter statt.
Wenn eine automatische Übersetzungsfunktion aktiviert wird, können je nach Anbieter und technischer Einbindung insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:
IP-Adresse;
Browser- und Gerätedaten;
aufgerufene Seite;
Spracheinstellungen;
technische Nutzungsdaten;
Seiteninhalte, soweit für die Übersetzung erforderlich.
Wir beabsichtigen nicht, vertrauliche Formularinhalte, Kandidatendokumente oder private Nachrichten automatisiert über ein Website-Übersetzungsplugin an Übersetzungsanbieter zu übermitteln.
Soweit ein Übersetzungsplugin nicht notwendige Cookies, lokale Speichertechnologien oder Drittlandübermittlungen einsetzt, werden wir vor Einsatz prüfen, ob eine Einwilligung erforderlich ist, und diese Datenschutzerklärung um den konkreten Anbieter ergänzen.
Automatisch übersetzte Inhalte können sprachliche Ungenauigkeiten enthalten. Maßgeblich sind die von workiOn bereitgestellten deutsch- und englischsprachigen Fassungen.
14. Arbeitgeberdaten und B2B-Kommunikation
Wenn Sie uns als Arbeitgeber kontaktieren oder mit uns zusammenarbeiten, verarbeiten wir insbesondere:
Name und geschäftliche Kontaktdaten von Ansprechpartnern;
Unternehmen, Rechtsform, Branche und Standort;
Funktion oder Rolle im Unternehmen;
Kommunikationsinhalte;
Angaben zu Personalbedarf, Stellenprofilen, Arbeitsort, Arbeitszeit, Vergütung, Arbeitsbedingungen, Sprache, Qualifikationen und Sicherheitsanforderungen;
Angaben zu internen Freigaben, Budget, Kostenstellen, Rechnungsdaten und Ansprechpartnern;
Vertrags-, Leistungsblatt-, Freigabe- und Abrechnungsdaten;
Informationen zu Kandidatenprozessen, soweit für die Zusammenarbeit erforderlich.
Zwecke sind:
Bearbeitung von Arbeitgeberanfragen;
Vorbereitung und Durchführung von Erstgesprächen;
Prüfung konkreter Arbeitgeberbedarfe;
Vorbereitung und Durchführung von Vermittlungs- und Koordinationsmandaten;
Kommunikation mit Arbeitgebern;
Dokumentation von Freigaben, Kosten und Prozessschritten;
Rechnungstellung und Zahlungsabwicklung;
Erfüllung gesetzlicher Pflichten;
Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO und Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
15. Kandidatendaten und Profilprüfung
Wenn Sie sich als Kandidat an uns wenden, ein Formular absenden, von uns kontaktiert werden oder uns Unterlagen übermitteln, verarbeiten wir Daten, die für Profilprüfung, Kommunikation, Matching und Prozesskoordination erforderlich sind.
Hierzu können insbesondere gehören:
Name;
Kontaktdaten;
Wohnsitzland;
Herkunftsland;
Staatsangehörigkeit, soweit erforderlich;
Alter oder Geburtsdatum, soweit erforderlich;
Beruf / Zielrolle;
Berufserfahrung;
Ausbildung;
Qualifikationen;
Sprachkenntnisse;
Lebenslauf;
Zeugnisse;
Arbeitszeugnisse;
Berufsabschlussunterlagen;
Sprachzertifikate;
Passkopien und Identitätsunterlagen, soweit für konkrete Prozesse erforderlich;
Visa-, Aufenthalts- und Verfahrensunterlagen;
Anerkennungsunterlagen;
Dokumente zu Übersetzungen, Apostillen oder Legalisationen;
Gesprächsnotizen;
Einschätzungen zu Profil, Motivation, Verfügbarkeit, Dokumentenlage, Sprache und Arbeitgeber-Fit;
Interview- und Prozessstatus;
Kommunikationsdaten über E-Mail, Telefon, SMS, WhatsApp, LinkedIn oder Videocalls.
Zwecke sind:
Prüfung Ihres Profils;
Kontaktaufnahme;
Einschätzung passender Rollen;
Aufnahme in einen Kandidatenpool, soweit Sie dem zustimmen;
Vorbereitung einer möglichen Vorstellung bei Arbeitgebern;
Koordination von Interviews;
Abstimmung mit Arbeitgebern;
Koordination von Dokumenten-, Übersetzungs-, Sprach-, Anerkennungs-, Behörden-, Visa-, Anreise-, Onboarding- und Nachbetreuungsprozessen;
Erfüllung gesetzlicher und vertraglicher Pflichten;
Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO und, soweit Sie in eine Speicherung für künftige Möglichkeiten einwilligen, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
16. Besondere Kategorien personenbezogener Daten
Wir fordern über die Website keine Gesundheitsdaten oder sonstigen besonderen Kategorien personenbezogener Daten an.
In bestimmten späteren Vermittlungs- oder Verfahrensprozessen, insbesondere im Pflege-, Gesundheits- oder reglementierten Berufsbereich, kann es jedoch vorkommen, dass besondere Kategorien personenbezogener Daten relevant werden, etwa:
Gesundheitsdaten;
Tauglichkeitsnachweise;
arbeitsmedizinische oder vergleichbare Nachweise;
Angaben, aus denen besondere Schutzkategorien mittelbar hervorgehen können.
Solche Daten verarbeiten wir nur, soweit dies für einen konkreten Prozess erforderlich und rechtlich zulässig ist. Soweit erforderlich, holen wir hierfür eine ausdrückliche Einwilligung ein.
Rechtsgrundlage kann insbesondere Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO sein. Weitere Rechtsgrundlagen bleiben unberührt, soweit sie im Einzelfall einschlägig sind.
17. Führungszeugnisse und strafrechtlich relevante Unterlagen
In bestimmten Rollen oder Verfahren kann ein Führungszeugnis, ein polizeiliches Führungsdokument oder eine vergleichbare Unterlage relevant werden.
Solche Daten verarbeiten wir nur, wenn dies für eine konkrete Rolle, einen konkreten Arbeitgeberprozess oder ein konkretes behördliches Verfahren erforderlich und rechtlich zulässig ist.
Diese Daten werden nicht für allgemeine Websiteanalyse, Marketing oder allgemeine Kandidatenpoolzwecke genutzt.
18. Kandidatenpool und spätere Jobmöglichkeiten
Wenn aktuell keine passende Stelle besteht, können wir Ihr Profil für spätere passende Möglichkeiten speichern, soweit Sie dem zustimmen oder eine andere geeignete Rechtsgrundlage besteht.
Zwecke des Kandidatenpools sind:
spätere Kontaktaufnahme bei passenden Rollen;
Abgleich mit künftigen Arbeitgeberbedarfen;
Vermeidung wiederholter Datenerhebung;
strukturierte Nachverfolgung internationaler Kandidatenprofile.
Rechtsgrundlage ist grundsätzlich Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
Sie können diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, zum Beispiel per E-Mail an info@workion.eu.
Ohne aktive Vermittlung speichern wir Kandidatenpooldaten grundsätzlich für bis zu 12 Monate ab letzter aktiver Bestätigung oder letztem relevanten Kontakt. Danach löschen wir die Daten oder fragen erneut an, ob Sie weiter im Kandidatenpool bleiben möchten.
19. Kandidatenansprache über LinkedIn, Partner oder öffentliche Quellen
Wir können Kandidaten auch außerhalb der Website identifizieren oder kontaktieren, insbesondere über:
LinkedIn;
berufliche Netzwerke;
Empfehlungen;
Sourcing-Partner;
öffentlich zugängliche berufliche Informationen;
direkte E-Mail- oder Telefonkontakte, soweit zulässig.
Dabei können wir insbesondere verarbeiten:
Name;
öffentlich sichtbare berufliche Informationen;
LinkedIn-Profilinformationen;
Kontaktdaten, soweit zulässig verfügbar;
Berufserfahrung;
Qualifikationen;
Standort oder Land;
Kommunikationsinhalte;
Quelle der Daten.
Zwecke sind:
Prüfung, ob ein Kandidatenprofil zu einem realistischen Arbeitgeberbedarf oder einer Deutschland-Pipeline passen könnte;
Kontaktaufnahme;
Vorbereitung einer möglichen Profilprüfung.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Identifikation geeigneter Kandidaten für konkrete oder künftige Vermittlungsprozesse.
Wenn wir personenbezogene Daten nicht direkt bei Ihnen erheben, informieren wir Sie spätestens bei der ersten Kontaktaufnahme oder im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben nach Art. 14 DSGVO, soweit keine Ausnahme greift.
20. Kommunikation per E-Mail, Telefon, SMS, WhatsApp und LinkedIn
Sie können mit uns über verschiedene Kommunikationskanäle kommunizieren.
Dabei können insbesondere verarbeitet werden:
Name;
Telefonnummer;
E-Mail-Adresse;
Account- oder Profilinformationen;
Nachrichteninhalte;
Zeitpunkte der Kommunikation;
Gesprächsnotizen;
technische Kommunikationsdaten.
Zwecke sind:
Bearbeitung Ihrer Anfrage;
Arbeitgeber- oder Kandidatenkommunikation;
Koordination laufender Prozesse;
Dokumentation relevanter Prozessschritte;
Nachweis von Freigaben, Einwilligungen oder Abstimmungen.
Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Bitte beachten Sie: WhatsApp wird durch Meta betrieben. Wenn Sie WhatsApp nutzen, können Meta bzw. WhatsApp Kommunikations- und Metadaten in eigener Verantwortung verarbeiten. Für sensible Unterlagen empfehlen wir nicht die unaufgeforderte Übersendung über WhatsApp.
21. Videogespräche
Für Videogespräche nutzen wir insbesondere Google Meet, soweit ein Videotermin vereinbart wird.
Dabei können insbesondere verarbeitet werden:
Name;
E-Mail-Adresse;
Meeting-Metadaten;
Bild- und Tonübertragung;
Chatnachrichten, soweit genutzt;
technische Verbindungsdaten;
Gesprächsnotizen.
Videogespräche werden nicht aufgezeichnet, es sei denn, wir weisen vorher ausdrücklich darauf hin und holen eine erforderliche Einwilligung ein.
Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
22. Weitergabe von Kandidatendaten an Arbeitgeber
Wir geben Kandidatendaten an Arbeitgeber nur weiter, wenn dies für eine konkrete Prüfung, Vorstellung, Vermittlung oder Prozesskoordination erforderlich ist und eine geeignete Rechtsgrundlage besteht.
In der Regel erfolgt eine Weitergabe erst, wenn der Kandidat der konkreten Vorstellung oder Weitergabe zugestimmt hat.
Je nach Prozess können vollständige Profile und Unterlagen weitergegeben werden, insbesondere:
Lebenslauf;
Qualifikationsnachweise;
Berufserfahrung;
Sprachkenntnisse;
Zeugnisse;
relevante Dokumente für Arbeitgeberprüfung und Verfahrenskoordination;
Interview- oder Matchinginformationen.
Der jeweilige Arbeitgeber verarbeitet diese Daten grundsätzlich als eigener Verantwortlicher. Der Arbeitgeber darf Kandidatendaten nur für den konkreten Auswahl-, Einstellungs- und Beschäftigungsprozess nutzen, soweit keine gesonderte Rechtsgrundlage für eine darüber hinausgehende Verarbeitung besteht.
23. Weitergabe an Partner, Behörden und Dienstleister
Im Rahmen unserer internationalen Vermittlungs- und Koordinationsleistungen können personenbezogene Daten an folgende Empfänger oder Empfängerkategorien weitergegeben werden:
Arbeitgeber in Deutschland;
Sourcing-Partner und Koordinatoren in Deutschland, Luxemburg, Brasilien, Thailand, Montenegro, Serbien oder anderen relevanten Ländern;
Übersetzer und Dolmetscher;
Sprachschulen und Prüfungsanbieter;
Dokumentendienstleister;
Anerkennungsstellen;
Ausländerbehörden;
Auslandsvertretungen, Konsulate und Visastellen;
Bundesagentur für Arbeit, soweit im Verfahren erforderlich;
Reise-, Versicherungs-, Unterkunfts- oder Relocation-Dienstleister;
externe Rechtsanwälte, Steuerberater oder sonstige Fachberater, soweit erforderlich;
IT- und Cloud-Dienstleister, insbesondere Framer und Google Workspace.
Eine Weitergabe erfolgt nur, soweit sie für die genannten Zwecke erforderlich ist, eine Rechtsgrundlage besteht und angemessene Datenschutzvorkehrungen getroffen werden.
Dienstleister können als Auftragsverarbeiter, eigenständige Verantwortliche oder gemeinsam mit anderen Stellen verantwortlich tätig werden. Dies hängt von der konkreten Rolle und dem jeweiligen Verarbeitungsvorgang ab.
24. Internationale Datenübermittlungen
Unsere Tätigkeit kann internationale Datenübermittlungen erforderlich machen.
24.1 EU/EWR
Datenübermittlungen innerhalb der EU oder des EWR, insbesondere nach Deutschland oder Luxemburg, erfolgen nach den allgemeinen Regeln der DSGVO.
24.2 Brasilien
Für Brasilien besteht nach aktuellem Stand ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission. Soweit eine Datenübermittlung nach Brasilien in den Anwendungsbereich dieses Angemessenheitsbeschlusses fällt, kann sie auf dieser Grundlage erfolgen.
24.3 Thailand, Montenegro, Serbien und andere Drittstaaten ohne Angemessenheitsbeschluss
Für Thailand, Montenegro und Serbien besteht nach aktuellem Stand kein allgemeiner Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission.
Soweit wir personenbezogene Daten in diese Länder oder andere Drittstaaten ohne Angemessenheitsbeschluss übermitteln, erfolgt dies nur, wenn eine geeignete Rechtsgrundlage besteht. Dies können insbesondere sein:
Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission;
zusätzliche Schutzmaßnahmen, soweit erforderlich;
eine ausdrückliche Einwilligung in besonderen Einzelfällen;
eine Übermittlung, die für vorvertragliche Maßnahmen oder die Durchführung eines konkreten Vermittlungs- oder Verfahrensprozesses erforderlich ist, soweit die DSGVO dies zulässt;
eine andere nach der DSGVO zulässige Grundlage.
Vor regelmäßigen oder strukturierten Übermittlungen vollständiger Kandidatendossiers an Partner in Drittstaaten ohne Angemessenheitsbeschluss richten wir geeignete Transfermechanismen ein.
24.4 USA und internationale IT-Anbieter
Bei der Nutzung internationaler Anbieter wie Framer, Google Workspace, LinkedIn, WhatsApp oder künftigen Übersetzungsdiensten kann eine Verarbeitung außerhalb der EU/des EWR, insbesondere in den USA, nicht ausgeschlossen werden.
Soweit erforderlich, stützen wir solche Übermittlungen auf:
Angemessenheitsbeschlüsse;
Zertifizierungen nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework, soweit einschlägig;
Standardvertragsklauseln;
zusätzliche Schutzmaßnahmen;
andere nach der DSGVO zulässige Grundlagen.
25. LinkedIn-Links
Unsere Website enthält Links zu LinkedIn-Profilen von Teammitgliedern.
Wenn Sie einen LinkedIn-Link anklicken, verlassen Sie unsere Website. Ab diesem Zeitpunkt verarbeitet LinkedIn Ihre Daten in eigener Verantwortung. Dies kann insbesondere IP-Adresse, Browserdaten, Nutzungsdaten und Accountdaten betreffen, wenn Sie bei LinkedIn eingeloggt sind.
Wir verwenden derzeit keine eingebetteten LinkedIn-Plugins, die bereits beim bloßen Besuch unserer Website Daten an LinkedIn übermitteln.
26. Testimonials, Referenzen, Namen und Logos
Unsere Website kann Referenzen, Testimonials, Namen, Funktionen, Unternehmensbezeichnungen oder Logos enthalten.
Soweit dabei personenbezogene Daten verarbeitet werden, erfolgt dies auf Grundlage einer Einwilligung der betroffenen Person oder auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an der Darstellung echter Referenzen, sofern keine überwiegenden Interessen der betroffenen Person entgegenstehen.
Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Einwilligungen können jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.
27. Keine Newsletter und keine Terminbuchung über Dritttools
Derzeit bieten wir keinen Newsletter an.
Derzeit nutzen wir nach unserem aktuellen Stand kein externes Terminbuchungstool wie Calendly, TidyCal oder vergleichbare Anbieter auf der Website.
Sollten wir solche Dienste künftig einsetzen, werden wir diese Datenschutzerklärung entsprechend aktualisieren und, soweit erforderlich, eine Einwilligung einholen.
28. Keine automatisierten Entscheidungen
Wir treffen keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen im Sinne von Art. 22 DSGVO, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen.
Profilprüfungen, Matching-Einschätzungen und Vermittlungsentscheidungen erfolgen durch menschliche Bewertung. Tabellen, strukturierte Prozesse oder digitale Tools dienen nur der Organisation, Dokumentation und Vorbereitung.
29. Speicherdauer
Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.
Es gelten insbesondere folgende Grundsätze:
DatenkategorieRegelmäßige SpeicherdauerTechnische Website- und Logdatennur so lange, wie für Bereitstellung, Sicherheit, Fehlerbehebung und Missbrauchserkennung erforderlichArbeitgeberanfragen ohne Mandatgrundsätzlich bis zu 6 Monate nach abschließender BearbeitungArbeitgeberdaten bei Vertragsanbahnung oder Mandatfür die Dauer der Anbahnung und Zusammenarbeit; danach nach gesetzlichen Aufbewahrungsfristen oder berechtigtem NachweisinteresseVertrags-, Rechnungs-, Steuer- und Buchhaltungsunterlagenje nach Unterlagenart grundsätzlich 6, 8 oder 10 JahreKandidatenanfragen ohne aktive Vermittlung und ohne Kandidatenpool-Einwilligunggrundsätzlich bis zu 6 Monate nach abschließender BearbeitungKandidatenpooldatengrundsätzlich bis zu 12 Monate ab letzter aktiver Bestätigung oder letztem relevanten KontaktKandidatendaten in aktiven Vermittlungsprozessenfür die Dauer des Prozesses und der Nachbetreuung; danach grundsätzlich bis zu 3 Jahre, soweit dies für Dokumentation, Nachweis oder Rechtsverteidigung erforderlich istPass-, Visa-, Anerkennungs-, Gesundheits- oder vergleichbar sensible Unterlagennur so lange, wie für den konkreten Prozess erforderlich; danach Löschung, Rückgabe oder Reduzierung, soweit keine gesetzliche Pflicht oder kein überwiegender Rechtsgrund entgegenstehtEinwilligungsnachweisefür die Dauer der Verarbeitung und anschließend für einen angemessenen NachweiszeitraumKommunikation über E-Mail, WhatsApp, LinkedIn oder Telefonnotizensolange für Bearbeitung, Prozessdokumentation, Nachweis oder Rechtsverteidigung erforderlich
Gesetzliche Aufbewahrungspflichten und längere gesetzliche Verjährungsfristen bleiben unberührt.
30. Pflichtangaben und freiwillige Angaben
Wenn ein Formular Pflichtfelder enthält, benötigen wir diese Angaben, um Ihre Anfrage zu bearbeiten. Ohne diese Angaben können wir Ihre Anfrage möglicherweise nicht bearbeiten.
Weitere Angaben, etwa Telefonnummer, zusätzliche Nachrichteninhalte oder freiwillig übermittelte Dokumente, erfolgen freiwillig, soweit sie nicht für einen konkreten Prozess erforderlich sind.
31. Sicherheit
Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten gegen Verlust, Missbrauch, unbefugten Zugriff, Veränderung oder Offenlegung zu schützen.
Hierzu gehören insbesondere:
Zugriffsbeschränkungen;
rollenbezogene interne Berechtigungen;
Nutzung professioneller Cloud- und Kommunikationsdienste;
strukturierte Ablage;
Reduzierung von Daten auf das erforderliche Maß;
Beschränkung der Weitergabe auf erforderliche Empfänger;
Lösch- und Aufbewahrungslogik;
Vertraulichkeitspflichten;
Prüfung geeigneter Datenschutzvereinbarungen mit Dienstleistern und Partnern.
Eine absolute Sicherheit kann bei elektronischer Kommunikation nicht garantiert werden.
32. Ihre Rechte
Sie haben nach Maßgabe der DSGVO insbesondere folgende Rechte:
Recht auf Auskunft;
Recht auf Berichtigung;
Recht auf Löschung;
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung;
Recht auf Datenübertragbarkeit;
Recht auf Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO;
Recht auf Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft;
Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde.
Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie uns kontaktieren unter:
33. Widerspruchsrecht
Wenn wir personenbezogene Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen diese Verarbeitung einlegen.
Wir verarbeiten die betroffenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
34. Widerruf von Einwilligungen
Wenn eine Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
Der Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung, die bis zum Widerruf auf Grundlage der Einwilligung erfolgt ist.
Den Widerruf können Sie richten an:
35. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde
Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.
Für uns zuständig ist voraussichtlich:
Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz
Hintere Bleiche 34
55116 Mainz
Deutschland
E-Mail: poststelle@datenschutz.rlp.de
Sie können sich auch an jede andere zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde wenden.
36. Sprachfassungen
Diese Datenschutzerklärung wird in deutscher und englischer Sprache bereitgestellt. Beide Fassungen sollen inhaltlich übereinstimmen.
Soweit künftig zusätzliche automatische Übersetzungen bereitgestellt werden, dienen diese der besseren Verständlichkeit. Bei Widersprüchen zwischen automatisch übersetzten Fassungen und der deutschen oder englischen Fassung sind die von workiOn bereitgestellten deutschen und englischen Fassungen maßgeblich, soweit gesetzlich zulässig.
37. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Wir können diese Datenschutzerklärung anpassen, wenn sich unsere Website, unsere Prozesse, eingesetzte Dienstleister, technische Funktionen oder rechtliche Anforderungen ändern.
Die jeweils aktuelle Fassung ist auf unserer Website abrufbar.
B. English Version
1. Controller
The controller within the meaning of the General Data Protection Regulation, GDPR, is:
workiOn UG (haftungsbeschränkt)
Wasserbilligerstraße 23A
54308 Langsur
Germany
Represented by the Managing Director: Ben Wassermann
Email: info@workion.eu
Phone: +49 172 3413070
2. Privacy contact and data protection officer
For privacy questions, to exercise your rights or to withdraw consent, you may contact us at any time:
We have not appointed a data protection officer because, based on our current assessment, we are not legally required to do so.
3. Scope of this Privacy Policy
This Privacy Policy applies to the website workion.eu and to processes initiated through the website.
The website is intended in particular for:
Employers looking for international candidates for specific staffing needs.
Candidates who want to have their profile reviewed for possible employment opportunities in Germany.
This Privacy Policy also applies to contact management, profile review, candidate pool, recruitment coordination, communication, document processes, international partner communication and follow-up support where these processes are initiated through the website or are connected to the use of the website.
External websites, in particular LinkedIn, are not covered by this Privacy Policy. If you click external links, the respective provider processes your data as an independent controller.
4. Short overview
We process personal data in particular to:
provide the website;
respond to employer enquiries;
review candidate profiles;
prepare suitable employer and candidate processes;
coordinate interviews, documents, translations, language, authority, visa, travel, onboarding and follow-up processes;
communicate by email, phone, WhatsApp, LinkedIn and video calls;
document our services;
comply with legal obligations;
establish, exercise or defend legal claims.
We do not sell personal data.
5. Legal bases
Depending on the processing activity, we process personal data on the following legal bases:
Art. 6(1)(b) GDPR: processing necessary to take steps prior to entering into a contract or to perform a contract, especially employer enquiries, candidate profile review, recruitment preparation and process coordination.
Art. 6(1)(f) GDPR: processing based on legitimate interests, especially secure website delivery, handling business enquiries, internal documentation, communication, candidate sourcing, fraud/misuse prevention and legal defence.
Art. 6(1)(a) GDPR: processing based on consent, especially for a candidate pool or certain voluntary additional processing activities.
Art. 6(1)(c) GDPR: processing necessary to comply with legal obligations, especially commercial, tax, corporate or regulatory obligations.
Art. 9(2)(a) GDPR or other applicable legal bases: processing of special categories of personal data, such as health data, where necessary and lawful in a specific case.
Art. 10 GDPR in conjunction with applicable law: processing of data relating to criminal convictions or offences, such as police clearance certificates, only where legally permitted and required for a specific role or process.
6. Website delivery via Framer
Our website is built and delivered via Framer.
Provider:
Framer B.V.
Netherlands
When you visit our website, technically necessary data may be processed, including:
IP address;
date and time of access;
page or file requested;
referrer URL;
browser type and version;
operating system;
device data;
technical connection data;
log and security data.
The purposes are:
technical delivery of the website;
stability and security;
error detection;
misuse and attack detection;
performance and delivery of the website.
The legal basis is Art. 6(1)(f) GDPR. Our legitimate interest is the secure and stable operation of our website.
Where applicable, Framer processes personal data as a processor or sub-processor. We enter into the necessary data protection agreements, in particular a Data Processing Addendum, or ensure that such terms are included in the contractual terms.
7. Contact forms via Framer Forms
We use forms provided through Framer Forms.
Form data is sent to our email inbox and stored in Google Sheets. Framer may also technically process form data to provide the form functionality.
7.1 Employer form
If you use our contact form as an employer, we process in particular:
name;
company;
email address;
phone number, if provided;
staffing need;
message;
time of enquiry;
technical submission data;
confirmation of the privacy checkbox.
The purposes are:
handling your enquiry;
contacting you;
assessing your staffing need;
preparing an initial call;
assessing whether an international recruitment process is realistic;
preparing a possible contractual relationship.
The legal bases are Art. 6(1)(b) GDPR and Art. 6(1)(f) GDPR. Our legitimate interest is handling business enquiries and preparing B2B services.
7.2 Candidate form
If you use our candidate form, we process in particular:
name;
email address;
phone number;
country of residence;
profession / target role;
professional experience;
German language level;
time of enquiry;
technical submission data;
confirmation of privacy or consent notices.
The purposes are:
reviewing your profile;
contacting you;
assessing whether your profile fits current or future Germany processes;
preparing possible employer interviews;
inclusion in a candidate pool, if you consent;
communicating realistic next steps.
The legal bases are Art. 6(1)(b) GDPR, Art. 6(1)(f) GDPR and, where you consent to storage for future job opportunities, Art. 6(1)(a) GDPR.
Submitting a profile does not guarantee a job, visa, recognition, work authorisation or any decision by German authorities.
8. No file upload on the website
We currently do not provide a file upload function on the website for CVs, passport copies, certificates or other documents.
If you later send us documents by email, WhatsApp, LinkedIn, Google Meet, through partners or by other communication channels, we process those documents in accordance with this Privacy Policy.
Sensitive documents, in particular passport copies, health data, police clearance certificates or recognition documents, should only be sent after prior coordination and preferably via an appropriate secure channel.
9. Google Workspace, email, Google Sheets and Google Meet
We use Google Workspace for business communication and organisation.
Provider for users in Europe is usually:
Google Ireland Limited
Gordon House, Barrow Street
Dublin 4
Ireland
We use Google Workspace in particular for:
email communication;
storing and structuring employer and candidate enquiries;
Google Sheets for lead, candidate and process management;
Google Drive, where used for document storage;
Google Meet for video calls, where used;
internal documentation and follow-up.
Depending on the service, support, infrastructure or configuration, processing by Google entities or sub-processors outside the EU/EEA, in particular in the United States, cannot be excluded. Google provides data protection terms, data processing terms and transfer mechanisms for this purpose.
The legal bases are, depending on the activity, Art. 6(1)(b) GDPR, Art. 6(1)(f) GDPR, Art. 6(1)(c) GDPR and, where applicable, Art. 6(1)(a) GDPR.
Access to form enquiries is generally limited to the responsible persons at workiOn, in particular Ben Wassermann and Fariz Drekovic. In specific processes, further authorised coordinators or partners may receive access where required for the relevant process.
10. Framer Analytics
We use Framer Analytics to understand website usage in aggregated form.
According to Framer, Framer Analytics does not use cookies and does not create persistent identifiers. Framer describes the analytics function as cookieless and privacy-first.
Framer Analytics may display, in particular, aggregated or technical information such as:
page views;
visitor numbers;
entry and exit pages;
referrers;
approximate country or device data;
browser or device types;
UTM parameters, where used.
The purposes are:
improving the website;
detecting technical issues;
understanding which content is relevant;
optimising user navigation.
Where personal data is processed, the legal basis is Art. 6(1)(f) GDPR. Our legitimate interest is analysing and improving our website.
11. Cookies and similar technologies
Based on our current setup, we do not use non-essential tracking cookies or marketing pixels.
Based on our current setup, we do not use in particular:
Google Analytics;
Google Tag Manager;
Meta Pixel;
LinkedIn Insight Tag;
Hotjar;
Microsoft Clarity;
HubSpot tracking;
YouTube or video embeds with automatic third-party data transmission.
Technically necessary cookies or similar technologies may be used where required for website delivery, security or functionality.
Since, based on our current setup, we use only technically necessary functions and Framer Analytics without cookies and without persistent identifiers, we currently do not use a cookie banner.
If we add non-essential cookies, tracking tools, marketing pixels, embedded third-party content or similar technologies in the future, we will update this Privacy Policy and obtain consent where required.
12. Fonts
Our website uses fonts to display content consistently.
Where fonts are provided locally, via Framer or via the technical infrastructure of our website, no separate personal data request to external font providers is made by the website visitor.
If fonts are loaded directly from external providers in the future, such as Google Fonts, it may be technically necessary to transmit your IP address and further technical data to the respective provider. In that case, we will update this Privacy Policy and review the technical setup.
13. Automatic translation / Translation plugin
The website contains German-language employer pages and English-language candidate pages. We may use an automatic translation function or translation plugin in the future to provide content in additional languages.
As long as no such plugin is active, no processing by a translation provider takes place in this respect.
If an automatic translation function is activated, the following data may be processed depending on the provider and technical setup:
IP address;
browser and device data;
page accessed;
language settings;
technical usage data;
page content, where necessary for translation.
We do not intend to automatically transmit confidential form content, candidate documents or private messages to translation providers through a website translation plugin.
If a translation plugin uses non-essential cookies, local storage technologies or third-country transfers, we will review whether consent is required before use and update this Privacy Policy with the specific provider.
Automatically translated content may contain linguistic inaccuracies. The German and English versions provided by workiOn are authoritative.
14. Employer data and B2B communication
If you contact us as an employer or work with us, we process in particular:
name and business contact details of contact persons;
company, legal form, industry and location;
function or role within the company;
communication content;
information about staffing needs, job profiles, workplace, working hours, remuneration, working conditions, language, qualifications and safety requirements;
information about internal approvals, budget, cost centres, billing details and contacts;
contract, order sheet, approval and billing data;
information about candidate processes, where required for the cooperation.
The purposes are:
handling employer enquiries;
preparing and conducting initial calls;
reviewing specific employer needs;
preparing and performing recruitment and coordination mandates;
communicating with employers;
documenting approvals, costs and process steps;
invoicing and payment processing;
complying with legal obligations;
establishing, exercising or defending legal claims.
The legal bases are Art. 6(1)(b) GDPR, Art. 6(1)(f) GDPR and Art. 6(1)(c) GDPR.
15. Candidate data and profile review
If you contact us as a candidate, submit a form, are contacted by us or send us documents, we process data required for profile review, communication, matching and process coordination.
This may include in particular:
name;
contact details;
country of residence;
country of origin;
nationality, where required;
age or date of birth, where required;
profession / target role;
professional experience;
education;
qualifications;
language skills;
CV;
certificates;
work references;
professional qualification documents;
language certificates;
passport copies and identity documents, where required for specific processes;
visa, residence and procedure documents;
recognition documents;
documents relating to translations, apostilles or legalisations;
interview notes;
assessments of profile, motivation, availability, document status, language and employer fit;
interview and process status;
communication data via email, phone, SMS, WhatsApp, LinkedIn or video calls.
The purposes are:
reviewing your profile;
contacting you;
assessing suitable roles;
inclusion in a candidate pool, if you consent;
preparing a possible presentation to employers;
coordinating interviews;
communicating with employers;
coordinating document, translation, language, recognition, authority, visa, travel, onboarding and follow-up processes;
complying with legal and contractual obligations;
establishing, exercising or defending legal claims.
The legal bases are Art. 6(1)(b) GDPR, Art. 6(1)(f) GDPR and, where you consent to storage for future opportunities, Art. 6(1)(a) GDPR.
16. Special categories of personal data
We do not request health data or other special categories of personal data through the website.
In later recruitment or procedure processes, especially in nursing, healthcare or regulated professions, special categories of personal data may become relevant, such as:
health data;
fitness confirmations;
occupational medical or comparable records;
information that may indirectly reveal protected categories.
We process such data only where necessary for a specific process and legally permitted. Where required, we obtain explicit consent.
The legal basis may be Art. 9(2)(a) GDPR. Other legal bases remain unaffected where applicable in a specific case.
17. Police clearance certificates and criminal-record-related documents
For certain roles or procedures, a police clearance certificate or comparable document may become relevant.
We process such data only where required for a specific role, employer process or authority procedure and where legally permitted.
These data are not used for general website analytics, marketing or general candidate pool purposes.
18. Candidate pool and future job opportunities
If no suitable role is currently available, we may store your profile for future suitable opportunities if you consent or if another suitable legal basis exists.
The purposes of the candidate pool are:
contacting you later about suitable roles;
matching your profile with future employer needs;
avoiding repeated data collection;
structured tracking of international candidate profiles.
The legal basis is generally your consent under Art. 6(1)(a) GDPR.
You may withdraw this consent at any time with effect for the future, for example by email to info@workion.eu.
Without active recruitment, we generally store candidate pool data for up to 12 months from the last active confirmation or last relevant contact. After that, we delete the data or ask you to confirm whether you want to remain in the candidate pool.
19. Candidate sourcing via LinkedIn, partners or public sources
We may identify or contact candidates outside the website, in particular through:
LinkedIn;
professional networks;
recommendations;
sourcing partners;
publicly available professional information;
direct email or phone contact, where permitted.
We may process in particular:
name;
publicly visible professional information;
LinkedIn profile information;
contact details, where lawfully available;
professional experience;
qualifications;
location or country;
communication content;
source of the data.
The purposes are:
assessing whether a candidate profile may fit a realistic employer need or Germany pipeline;
contacting the candidate;
preparing a possible profile review.
The legal basis is Art. 6(1)(f) GDPR. Our legitimate interest is identifying suitable candidates for specific or future recruitment processes.
If we do not collect personal data directly from you, we will inform you at the latest when we first contact you or in accordance with Art. 14 GDPR, unless an exception applies.
20. Communication by email, phone, SMS, WhatsApp and LinkedIn
You may communicate with us through different communication channels.
We may process in particular:
name;
phone number;
email address;
account or profile information;
message content;
communication timestamps;
conversation notes;
technical communication data.
The purposes are:
handling your enquiry;
employer or candidate communication;
coordinating ongoing processes;
documenting relevant process steps;
documenting approvals, consents or coordination.
The legal bases are Art. 6(1)(b) GDPR and Art. 6(1)(f) GDPR.
Please note: WhatsApp is operated by Meta. If you use WhatsApp, Meta or WhatsApp may process communication and metadata as an independent controller. We do not recommend sending sensitive documents via WhatsApp without prior coordination.
21. Video calls
For video calls, we use in particular Google Meet where a video meeting is agreed.
We may process in particular:
name;
email address;
meeting metadata;
video and audio transmission;
chat messages, where used;
technical connection data;
meeting notes.
Video calls are not recorded unless we inform you in advance and obtain any required consent.
The legal bases are Art. 6(1)(b) GDPR and Art. 6(1)(f) GDPR.
22. Sharing candidate data with employers
We share candidate data with employers only where this is required for a specific review, presentation, recruitment or process coordination and where a suitable legal basis exists.
Usually, sharing takes place only after the candidate has agreed to the specific presentation or sharing.
Depending on the process, complete profiles and documents may be shared, in particular:
CV;
qualification documents;
professional experience;
language skills;
certificates;
relevant documents for employer review and process coordination;
interview or matching information.
The respective employer generally processes these data as an independent controller. The employer may use candidate data only for the specific selection, hiring and employment process, unless a separate legal basis exists for further processing.
23. Sharing data with partners, authorities and service providers
As part of our international recruitment and coordination services, personal data may be shared with the following recipients or categories of recipients:
employers in Germany;
sourcing partners and coordinators in Germany, Luxembourg, Brazil, Thailand, Montenegro, Serbia or other relevant countries;
translators and interpreters;
language schools and exam providers;
document service providers;
recognition authorities;
immigration authorities;
embassies, consulates and visa offices;
the German Federal Employment Agency, where required in the process;
travel, insurance, accommodation or relocation service providers;
external lawyers, tax advisors or other professional advisors, where required;
IT and cloud service providers, in particular Framer and Google Workspace.
Data is shared only where required for the stated purposes, where a legal basis exists and where appropriate data protection safeguards are applied.
Service providers may act as processors, independent controllers or joint controllers depending on their role and the specific processing activity.
24. International data transfers
Our activities may require international data transfers.
24.1 EU/EEA
Transfers within the EU or EEA, in particular to Germany or Luxembourg, are subject to the general rules of the GDPR.
24.2 Brazil
According to the current status, Brazil is covered by an adequacy decision of the European Commission. Where a transfer to Brazil falls within the scope of this adequacy decision, it may be based on that decision.
24.3 Thailand, Montenegro, Serbia and other third countries without adequacy decision
According to the current status, Thailand, Montenegro and Serbia are not covered by a general adequacy decision of the European Commission.
Where we transfer personal data to these countries or other third countries without an adequacy decision, this will take place only if a suitable legal basis exists. This may include in particular:
Standard Contractual Clauses of the European Commission;
additional safeguards, where required;
explicit consent in specific individual cases;
transfers necessary for pre-contractual steps or for a specific recruitment or procedure process, where permitted by the GDPR;
another basis permitted under the GDPR.
Before regular or structured transfers of full candidate files to partners in third countries without an adequacy decision, we set up appropriate transfer mechanisms.
24.4 USA and international IT providers
When using international providers such as Framer, Google Workspace, LinkedIn, WhatsApp or future translation services, processing outside the EU/EEA, in particular in the United States, cannot be excluded.
Where required, we rely on:
adequacy decisions;
certifications under the EU-U.S. Data Privacy Framework, where applicable;
Standard Contractual Clauses;
additional safeguards;
other bases permitted under the GDPR.
25. LinkedIn links
Our website contains links to LinkedIn profiles of team members.
If you click a LinkedIn link, you leave our website. From that point onwards, LinkedIn processes your data as an independent controller. This may include, in particular, your IP address, browser data, usage data and account data if you are logged into LinkedIn.
We currently do not use embedded LinkedIn plugins that transmit data to LinkedIn merely when visiting our website.
26. Testimonials, references, names and logos
Our website may display references, testimonials, names, functions, company names or logos.
Where personal data is processed in this context, the processing is based on the consent of the person concerned or on our legitimate interest in presenting genuine references, unless overriding interests of the person concerned prevail.
The legal bases are Art. 6(1)(a) GDPR or Art. 6(1)(f) GDPR.
Consent may be withdrawn at any time with effect for the future.
27. No newsletter and no third-party appointment booking tools
We currently do not offer a newsletter.
Based on our current setup, we do not use an external appointment booking tool such as Calendly, TidyCal or similar providers on the website.
If we use such services in the future, we will update this Privacy Policy and obtain consent where required.
28. No automated decisions
We do not make solely automated decisions within the meaning of Art. 22 GDPR that have legal effects concerning you or similarly significantly affect you.
Profile reviews, matching assessments and recruitment decisions are made by humans. Spreadsheets, structured processes and digital tools are used only for organisation, documentation and preparation.
29. Storage periods
We store personal data only for as long as necessary for the respective purposes or as required by statutory retention obligations.
The following principles apply in particular:
Data categoryRegular storage periodTechnical website and log dataonly as long as required for delivery, security, troubleshooting and misuse detectionEmployer enquiries without mandategenerally up to 6 months after final handlingEmployer data in contract preparation or mandatefor the duration of preparation and cooperation; afterwards according to statutory retention periods or legitimate documentation interestsContract, invoice, tax and accounting documentsgenerally 6, 8 or 10 years depending on document typeCandidate enquiries without active recruitment and without candidate pool consentgenerally up to 6 months after final handlingCandidate pool datagenerally up to 12 months from the last active confirmation or last relevant contactCandidate data in active recruitment processesfor the duration of the process and follow-up; afterwards generally up to 3 years where required for documentation, evidence or legal defencePassport, visa, recognition, health or similarly sensitive documentsonly as long as required for the specific process; afterwards deletion, return or reduction unless legal obligations or overriding legal reasons applyConsent recordsfor the duration of processing and afterwards for an appropriate evidence periodCommunication via email, WhatsApp, LinkedIn or phone notesas long as required for handling, process documentation, evidence or legal defence
Statutory retention obligations and longer statutory limitation periods remain unaffected.
30. Mandatory and voluntary information
If a form contains mandatory fields, we need this information to handle your enquiry. Without this information, we may not be able to process your enquiry.
Additional information, such as phone number, additional message content or voluntarily submitted documents, is voluntary unless required for a specific process.
31. Security
We take appropriate technical and organisational measures to protect personal data against loss, misuse, unauthorised access, alteration or disclosure.
These measures include in particular:
access restrictions;
role-based internal permissions;
use of professional cloud and communication services;
structured storage;
reduction of data to what is necessary;
restriction of sharing to required recipients;
deletion and retention logic;
confidentiality obligations;
review of appropriate data protection agreements with service providers and partners.
Absolute security cannot be guaranteed for electronic communication.
32. Your rights
Under the GDPR, you have in particular the following rights:
right of access;
right to rectification;
right to erasure;
right to restriction of processing;
right to data portability;
right to object to processing based on Art. 6(1)(f) GDPR;
right to withdraw consent with effect for the future;
right to lodge a complaint with a data protection supervisory authority.
To exercise your rights, you may contact us at:
33. Right to object
If we process personal data on the basis of Art. 6(1)(f) GDPR, you may object to such processing at any time on grounds relating to your particular situation.
We will then no longer process the relevant data unless we can demonstrate compelling legitimate grounds for the processing that override your interests, rights and freedoms, or the processing serves the establishment, exercise or defence of legal claims.
34. Withdrawal of consent
If processing is based on your consent, you may withdraw that consent at any time with effect for the future.
Withdrawal does not affect the lawfulness of processing carried out on the basis of consent before withdrawal.
You may send the withdrawal to:
35. Right to lodge a complaint with a supervisory authority
You have the right to lodge a complaint with a data protection supervisory authority.
The authority likely competent for us is:
Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz
Hintere Bleiche 34
55116 Mainz
Germany
Email: poststelle@datenschutz.rlp.de
You may also contact any other competent data protection supervisory authority.
36. Language versions
This Privacy Policy is provided in German and English. Both versions are intended to be equivalent in substance.
If additional automatic translations are provided in the future, they are intended to improve accessibility. In case of discrepancies between automatically translated versions and the German or English version, the German and English versions provided by workiOn shall prevail to the extent permitted by law.
37. Changes to this Privacy Policy
We may update this Privacy Policy if our website, processes, service providers, technical functions or legal requirements change.